Обязанность оформлять личные дела установлена в отношении государственных и муниципальных служащих. На работников коммерческих организаций оформлять личные дела необязательно.
Но если коммерческая организация решила вести личные дела работников, то целесообразно закрепить порядок их ведения в соответствующем положении.
Документы, удостоверяющие личность, нужны работодателю исключительно при оформлении трудовых отношений. Данные, которые содержат паспорта, СНИЛС и ИНН признаются персональными.
Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Паспорт и СНИЛС нужны работодателю для заключения договора, поэтому их предоставление ограничено целью заключения трудового договора. Следовательно, хранить копии этих документов в личном деле работодатель не вправе. Обратите внимание, требовать у работника ИНН работодатель не имеет права, поэтому хранение копии ИНН в личном деле не служит для достижения законных и заранее определенных целей.
Хранение копий паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле может повлечь ответственность за нарушение законодательства о персональных данных.
Источник: Информационная система 1С:ИТС